Selma Ören,  donderdag 1 maart 2018

 

Soms komt er een rechtbankzaak voor die mij ertoe aanzet om een onderwerp in kwestie onder de aandacht van een breder publiek te brengen. De strafkamer van de Turkse Rechtbank in kwestie besloot dat de gekozen bestuurders van een vereniging van eigenaren strafrechtelijk laakbaar hebben gehandeld doordat zij de officiële administratie (boekhouding) van de vereniging van eigenaren niet goed hebben bijgehouden en afgesloten.

Het gaat in deze om het formeel afsluiten van de officiële boeken van een vereniging van eigenaren conform artikel 36 van de Wet op de Appartementen. Artikel 36 van deze Wet bepaalt namelijk dat een bestuurder van een vereniging verplicht is om alle officiële administratie van de vereniging, zoals de overeenkomsten, de uitgaven, de uitnodigingen, de volmachten en alle briefstellingen met data en overzicht in tijdsvolgorde bij te houden in een officieel notarieel gelegaliseerd boek die aan het einde van elk kalenderjaar moet worden afgesloten door een publieke notaris. Dit administratieboek staat los van de officiële besluitboek waarin de besluiten van de vereniging worden opgenomen.

Een bestuurderschap bij een vereniging van eigenaren is veelal een niet betaald baan. Een vrijwilligerswerk dus, tenzij de leden anders bepalen. De kandidaatstelling of nominatie voor een bestuursfunctie vindt plaats ten tijde van de jaarlijkse algemene leden vergadering. Een vereniging is verplicht om ieder jaar ten minste eenmaal bij elkaar te komen. Een bestuurder dient bij een geavanceerde meerderheid van stemmen te worden benoemd. Een geavanceerde meerderheid bestaat uit meerderheid in aandeelhouderschap alsmede meerderheid in het aantal van aanwezige leden. Een bestuurder kan slechts voor (1) een jaar worden benoemd. Het bestuur van een vereniging bestaat uit een of drie leden.

Het spreekt voor zich dat een benoemde bestuurder verantwoordelijk is voor het correct bijhouden van de feitelijke als financiële administratie van een vereniging van woningeigenaren. De administratie dient in tijdsvolgorde in een notarieel gelegaliseerd administratieboek te worden bijgehouden. Dit boek dient aan het einde van een kalenderjaar en zeer zeker bij functie beëindiging te worden afgesloten door een publieke Turkse notaris. Zelfs indien de financiële activiteiten van een vereniging is gedelegeerd aan een derde partij of een Home Management bedrijf blijft de benoemde bestuurder verantwoordelijk voor het correct bijhouden van dit boek als de afsluiting ervan.

Ons advies is laat u zich juridisch goed adviseren voordat u als buitenlander een bestuurders functie aangaat. Het bespaart u uiteindelijk veel kopzorgen.